セミナー準備の全手順を解説｜企画～当日までの流れ・事後フォローまで【チェックリスト付】

セミナーの準備は、当日の成功だけでなく、その後の商談化まで大きく影響します。

とはいえ、初めて運営を任された方や、日々忙しく動いているマーケターにとって、やることが多すぎて「何から手をつければ…」となるのも無理はありません。

そこで本記事では、企画から当日の運営、そして開催後のフォローまで、実際の現場で使えるノウハウを一通りまとめました。開催して終わりではなく、ちゃんと商談につなげるための準備も含めて解説します。

セミナー開催にあたって、質の高いコンテンツを作り、十分な集客期間を確保するためには、2か月前から、もしくは余裕をもって3か月前から動き出すのが理想的です。

まずは全体像を把握し、いつまでに何をすべきか整理しましょう。

セミナー準備の全体スケジュール

最初の1か月目は「企画と概要決定」に費やします。

ターゲットや目的（認知獲得なのか、商談創出なのか）、セミナーのざっくりとした内容を決めていきます。 ここでしっかりと方向性を固めることで、後の集客施策や資料作成で軸がブレてしまいます。

2か月目は「開催準備」で、セミナーの中身を詰めて、集客するためのコンテンツを準備していきます。 LP作成や申し込みフォームの準備に加え、インサイドセールスと連携して「どのようなリードなら架電するか」というフォロー基準もこの段階ですり合わせておきます。

3か月目は「集客と当日準備」です。 集客メールの配信やリマインド、そして当日の運営マニュアル作成など、実務的なタスクが集中します。

【急いで開催する場合】最短1か月で準備する優先順位

どうしても急遽開催しなければならない場合、最短1か月で準備を進めることも不可能ではありません。（実際に当社でも、そうしたケースは少なくありません…）

その際は、タスクの優先順位を大胆に入れ替える必要があります。

最優先すべきは「集客期間の確保」と「登壇者の確保」です。

企画書を作り込む時間を短縮し、まずは日程とテーマを確定させ、登壇者を押さえます。

次に、仮決定の内容でも構いませんので、決まっている情報だけでLPを公開し、集客メールを打ち始めます。 詳細なタイムテーブルや、本来ならば一部をチラ見せしたい当日の資料、詳細な台本作りは後回しにし、まずは「人が集まる状態」と「話す内容」を最低限確保することに集中してください。 ただし、準備期間が短いと集客数が伸び悩みやすいため、既存リストへのメール配信や営業担当からの直接案内など、即効性のある集客チャネルをフル活用することが求められます。

企画段階は、セミナーの骨格を作る最も重要なフェーズです。

ここで決定した内容が、後の集客メッセージや登壇資料、事後フォローの質に直結します。

▼ 企画フェーズで決めるべきこと

• コンセプト（誰の、どんな悩みを解決するか、どう行動してほしいか）
• 開催目標（KGI・KPI）
• 開催形式（リアル、ウェビナー、ハイブリッド）
• 予算
• 体制

関連記事：成果から逆算するセミナー企画のステップ｜基本の考え方や検討フェーズ別企画パターンを解説

コンセプトを定義（誰の、どんな悩みを解決するか、どう行動してほしいか）

セミナーの成功は「誰に何を届けるか」で決まります。 まずターゲットを具体化しましょう。「営業担当者」といった大枠ではなく、「部下の育成に悩む営業マネージャー」や「テレアポの成果が出ない新人営業」のように、役職や課題レベルまで落とし込みます。

次に、そのターゲットに対して「どのような解決策」を提供し、セミナー終了後に「どう態度変容してほしいか」を定義します。 「自社の重要性を理解してもらう」「具体的なサービスの検討を始めてもらう」など、参加者のゴール状態を言語化してください。これが定まっていないと、タイトルやLPの訴求が弱くなり、集客に苦戦してしまいます。

関連記事：BtoBペルソナ設計ガイド｜企業・担当者別テンプレート＆活用ステップ

関連記事：【BtoB向け】カスタマージャーニーマップの作り方：複数関係者×長期検討を可視化するテンプレート

開催形式を決める

ターゲットと目的に応じて最適な形式を選びます。

近年のBtoB領域では、最近はウェビナーで開催するケースが多いですが、「関係を深めたい」「決裁者と直接話したい」という目的なら、少人数のリアル開催もおすすめです。

• ウェビナー（オンライン）

全国から集客でき、参加ハードルが低いため「認知獲得」や「リード獲得」に向いています。天候や交通の影響を受けない利点もあります。

• リアル開催（オフライン）

参加者の熱量を肌で感じられ、深いコミュニケーションが取れるため「関係構築」や「商談化」に向いています。ワークショップや名刺交換会とセットにする場合も有効です。

• ハイブリッド

両方のメリットを得られますが、運営コストとリスク（配信トラブルなど）が倍増するため、体制が十分でない場合は推奨しません。

目標を決める（KGI・KPI設定）

最終的なゴール（KGI）と、そこに至るプロセス指標（KPI）を数値で設定します。

例えば、最終目標が「受注5件」の場合、そこから逆算してKPIを設定します。

• KGI：受注 5件
• KPI 1（案件化数）：15件（受注率約33%と仮定）
• KPI 2（商談数）：45件（案件化率約33%と仮定）
• KPI 3（参加数）：150件（商談化率30%と仮定）
• KPI 4（申込数）：250件（参加率60%と仮定）

このように逆算思考で目標を立てることで、「今の申込ペースで目標商談数に届くか？」を早期に判断し、広告を追加するなどの対策が打てるようになります。

予算を決める

開催にかかる費用を算出し、予算を確保します。

主な費用項目は以下の通りです。

• 会場費：リアル開催の場合に発生
• ツール利用料：Zoomウェビナーなどの配信ツール
• 広告宣伝費：Facebook広告やメディア掲載費など。集客目標から逆算して設定（例：リード獲得単価1万円×目標集客数）。
• 講師謝礼：外部講師を招く場合に発生
• 制作費：LPや資料のデザインを外注する場合に発生

BtoBマーケティングでは、獲得リード単価（CPA）や商談単価が見合うかどうかが重要視されます。ROI（投資対効果）を意識した予算組みを行いましょう。

運営チームの体制と役割分担を決める

セミナー運営は一人では完結しません。タスクの抜け漏れを防ぐため、役割分担を明確にします。

役割分担の例

• プロジェクト担当：全体の進行管理、効果測定、意思決定。
• コンテンツ担当：企画詳細、登壇資料の作成、登壇者との調整。
• 集客担当：LP作成、メール配信、広告運用。
• 運営・配信担当：当日の司会進行、配信ツールの操作、機材手配。
• フォロー担当（IS/営業）：参加者リストの管理、架電フォロー。

特に「フォロー担当」を初期段階で巻き込むことが重要です。ここが抜けると「開催して終わり」になり、商談につながりません。

企画が固まったら、詳細を詰めていきます。日程や登壇者といった対外的な情報を確定させ、集客に向けた準備を整えるフェーズです。

▼ 概要決定フェーズで決めるべきこと

• 日程と会場（配信ツール）
• 登壇者
• 集客チャネルと予算配分

日程と会場（配信ツール）を決める

ターゲットの属性に合わせて日時を設定します。

BtoBの場合、火曜日〜木曜日の「10:00-11:00」や「14:00-15:00」が参加しやすい傾向にあります。お昼休みの「12:00-13:00」も、学習意欲の高い方には好評です。

逆に、月曜午前（会議が多い）や金曜夕方、月末は避けた方が無難です。

ウェビナーの場合は、ZoomやFanGrowthなど、自社のセキュリティ要件や参加規模（100人なのか500人なのか）に合った配信ツールを選定し、ライセンス契約を確認しておきましょう。

リアル開催の場合は、アクセスの良さと収容人数、ネット環境の安定性を重視して会場を予約します。

登壇者をキャスティングし、出演交渉を行う

テーマに適した登壇者を決定します。社内講師の場合は、開発責任者やトップセールスなど、専門性が高く説得力のある人物を選びます。

社外講師を招く場合は、早めのオファーが必要です。

出演交渉の際は、企画書を提示し「なぜあなたに登壇してほしいのか」「参加者に何を伝えてほしいか」を明確に伝えます。 また、共催セミナー（ウェビナー）の場合は、集客力のあるパートナー企業や、自社と親和性の高いサービスを提供している企業に声をかけることで、新規リードの獲得効率を高めることができます。

ターゲットに合わせた集客チャネルと予算配分を決める

誰に告知するかによって、使うべきチャネルは異なります。予算と獲得目標に応じてこれらを組み合わせて集客していきましょう。

• ハウスリスト（メルマガ）

自社の保有リードにセミナーを案内します。ナーチャリングコンテンツとしての役割です。 セミナー集客で、必ずと言っていいほど行われる手法になります。

• SNS（Twitter/Facebook/LinkedInなど）

フォロワー数によって集客力は変わりますが、既存のフォロワーには確実に届けられます。

• Web広告（ディスプレイ/SNS）

特定の属性・興味関心を持った層への広告配信で新規リードを狙います。

• セミナーポータルサイト

TechPlayやPeatixなど、情報収集層にリーチできます。

• 営業からの個別案内

既存顧客や商談中顧客へのアプローチとして非常に有効です。

関連記事：セミナー集客の手法10選｜成果の出るLP・メルマガの型も解説【テンプレート付】

いよいよ詳細なコンテンツ作りと、商談化に向けた仕組みづくりに入ります。 ここは作業量が最も多いフェーズですが、丁寧に行うことで当日の負担と事後フォローの成果が大きく変わります。

▼　開催準備フェーズのToDoリスト

• アジェンダを作成する
• 告知ページ（LP）・申し込みフォームを作成する
• 「開催後のフォロー体制」を整備する
• セミナーアンケートを作成する

アジェンダを作成する（登壇者とのすり合わせも）

企画時の骨子をもとに、アジェンダを作成します。

セミナータイトルやタイムスケジュール、話す内容、など、詳細なプログラムを決めていきます。

セミナータイトルは、具体的かつ数字を入れるなどして魅力を高めましょう。

タイムスケジュールについては、60分のウェビナーであれば、以下のような構成が一般的です。

1. オープニング（5分）: 趣旨説明、登壇者紹介、注意事項。
2. 本編（40分）:
   • 問題提起
   • 解決策の提示
   • 事例紹介
3. 自社サービス紹介（10分）: さりげなく、かつ明確な解決手段として提示。
4. 質疑応答・アンケート案内（5分）: クロージング。

登壇者とは「このパートでこのメッセージを伝えてほしい」と具体的にすり合わせを行い、資料作成を進めてもらいます。

関連記事：集客できるセミナータイトルのつけ方｜当社168セミナーのタイトルを分析して導き出した5つの勝ちパターン

告知ページ（LP）・申し込みフォームを作成する

集客の受け皿となるLPを作成します。 ファーストビューで「誰のためのセミナーか」「参加するメリット（ベネフィット）」が一目で伝わるようにします。

申し込みフォームは、入力項目を必要最小限に留めることが鉄則です。項目が多すぎると離脱の原因になります。氏名、会社名、メールアドレスに加え、BtoBでは「役職」や「今の課題」などを聞くこともありますが、必須項目は厳選してください。

商談化から逆算した「開催後のフォロー体制」を整備する

多くの企業が陥る失敗が「開催してからフォローを考える」ことです。これでは遅すぎます。

準備段階で、マーケ・営業・インサイドセールスと以下の点を合意しておくとスムーズです。

• アプローチ対象：「アンケートで『興味あり』と回答」など。
• アプローチの優先順位：誰から先に架電するか。
• トークスクリプト：セミナー内容を踏まえて、どのような切り出しで電話するか。
• イベントレポート：コンテンツを記事化し、参加できなかった人へ送付するかどうか。

これらを決めておくことで、開催翌日からスムーズに追客を開始できます。

セミナーアンケートを作成する

アンケートは、セミナーの改善だけでなく、「今すぐ客」を見極めるためにも活用します。

単なる「満足度」だけでなく、以下のような商談に直結する項目を必ず設けてください。セミナー後に最初にアプローチするインサイドセールスにも相談して決めるといいでしょう。

• BANT情報に近い項目：「導入の検討時期はいつ頃ですか？」「予算感は？」
• 課題の深掘り：「現在抱えている最も大きな課題は何ですか？」
• ネクストアクション：「無料相談を希望しますか？」「詳細資料を希望しますか？」

アンケート回答特典（登壇資料プレゼントなど）を用意し、アンケート回答率を高める工夫も必要です。

関連記事：セミナーアンケートのテンプレートと項目例｜回答率を高め、商談に繋げる設問設計

開催1か月前を切ったら、集客を加速させつつ、当日の運営に穴がないよう細かい詰めを行います。

▼　集客～当日までのToDoリスト

• 集客を開始する（広告・集客メールの配信）
• 運営マニュアルと進行台本を作成する
• 配布資料を準備する
• 【オンラインの場合】当日使う配信ツールの使い方を確認する
• 【オフラインの場合】会場の備品手配と案内標識の作成

集客を開始する（広告・集客メールの配信）

LPが完成したら集客を開始します。メール配信は一度だけでなく、段階的に送るのが効果的です。

例

• 1回目（3週間前）：告知開始。テーマとメリットを全面に。
• 2回目（1週間前）：り口を変えて訴求（例：講師のプロフィール強調、事例紹介）。
• 3回目（前日・当日朝）：「本日開催」「まだ間に合います」といったリマインド。

集客の進捗が悪い場合は、追加で集客メールを送る、社員のSNSで拡散してもらう、営業から個別にメールを送ってもらうなどのテコ入れを行います。

関連記事：セミナー案内メールの勝ちパターン｜70通の分析で導いた「件名」と「本文」の型

運営マニュアルと進行台本を作成する

当日の動きを記した「運営マニュアル」と、司会者がいる場合は司会者が読む「進行台本」を作成します。

運営マニュアルには、以下の内容を網羅します。

• タイムテーブル：分単位の進行表
• 役割分担：誰がホストか、Q&A対応は誰か、トラブル対応は誰か
• 緊急連絡先：登壇者やスタッフの携帯番号、チャットツールのアカウント
• トラブル対応フロー：「音声が聞こえない」と言われたらどうするか、「講師が落ちた」場合はどうつなぐか

属人化を防ぐため、誰が見ても対応できるように具体的に記述します。

配布資料を準備する

参加者に配布する資料（PDFなど）を用意します。登壇スライドをそのまま配る場合もあれば、要点をまとめたホワイトペーパーを別途作る場合もあります。

配布のタイミングとしては、アンケート回答の特典として、当日の投影資料をプレゼントするパターンが多いです。

なお、登壇者には「いつまでに資料を完成させてほしいか」を明確に伝えて、〆切前に一声かけておくとスムーズです。

また、配布資料には自社のサービス紹介ページや問い合わせページへのリンクを入れておくことをおすすめします。資料が社内で共有されたときに、そこから問い合わせにつながることもあるためです。

【オンラインの場合】当日使う配信ツールの使い方を確認する

Zoomウェビナーなどの配信ツール設定を最終確認します。

• 録画設定：自動録画になっているか。
• チャット/Q&A設定：参加者が書き込める設定になっているか。
• 投票機能：アンケートやクイズを行う場合、事前に設問が設定されているか。
• ホスト権限：登壇者に共同ホスト権限が付与されているか。

これらは設定ミスが起きやすいため、必ず複数人でダブルチェックを行ってください。

【オフラインの場合】会場の備品手配と案内標識の作成

リアル開催の場合、物理的な準備が必要です。以下のような備品の準備を進めましょう。

• 機材：プロジェクター、スクリーン、マイク、PC、変換アダプター、クリッカー
• 備品：受付表、名刺受け、筆記用具、水、アンケート用紙
• 案内：会場入り口やエレベーター前の案内板、座席への誘導POP

いよいよ当日です。 準備したマニュアル通りに進行することが基本ですが、不測の事態には冷静に対処する必要があります。

【オンライン】配信開始前の接続チェックと音声確認を行う

開始30分〜1時間前には登壇者とスタッフが集合し、接続テストを行います。（リハーサル）

• 音声・映像：クリアに聞こえるか、照明は十分か、背景に不要なものが映っていないか。
• 画面共有：スライド送りがスムーズか、動画の音声が流れるか。
• 回線速度：不安定ではないか（必要なら有線LANを使用）。

登壇者の緊張をほぐすためのアイスブレイクも、この時間に行うと良いでしょう。

【オンラインの場合】会場設営・受付準備を行う

リアル開催（またはハイブリッドの配信拠点）では、設営を行います。

受付担当は、来場者を笑顔で迎え、スムーズに席へ誘導します。遅れてくる参加者への対応や、飛び入り参加への対応手順も確認しておきましょう。

進行管理とタイムキーピングのポイント

司会者はタイムキーパーの役割も担います。話が盛り上がって時間が押している場合は、カンペやチャットで登壇者に合図を出します。

逆に時間が余った場合は、Q&Aの時間を増やすか、司会者から登壇者へ質問を投げかけて場をつなぎます。終了時刻を厳守することは、参加者の満足度維持（次の予定があるため）において非常に重要です。

よくあるトラブル（遅刻・機材故障）と緊急対応

トラブルは起きるものとして準備しておきます。

• 登壇者が遅刻/接続できない

司会者がつなぐ、予備の動画コンテンツを流す、順序を入れ替える。

• 音声/映像が乱れる

一度カメラをオフにするよう指示する、バックアップ回線に切り替える。

トラブル時は、参加者に対して「現在〇〇のトラブルが発生しており、復旧作業中です。少々お待ちください」と、状況をアナウンスし続けることが不安解消につながります。

セミナーは終わってからが勝負です。参加者の記憶が鮮明なうちにフォローを行い、商談化へつなげましょう。

1. お礼メールと資料を送付する
2. インサイドセールスがフォローを行う
3. アンケートを集計・分析する
4. 振り返りMTGを実施する

お礼メールと資料を送付する

終了直後、または当日中に「サンクスメール」を一斉配信します。配信ツールでは、配信終了後に自動でお礼メールを配信したり、アンケート回答後に自動で資料送付メールを送るフローを組むことも可能です。

メールには以下を記載します。

• 参加への感謝
• 配布資料のダウンロードURL
• アーカイブ動画のURL（あれば）
• アンケートのお願い（未回答者向け）
• 個別相談の案内

インサイドセールスがフォローを行う

事前に決めた定義に基づき、インサイドセールスが架電またはメール配信を行います。

例

• 今すぐ客：アンケートで「具体的検討」「見積希望」と回答した人 →即日架電。
• 見込み客：「資料希望」「課題あり」と回答した人 → 翌日までにアプローチ。
• 情報収集：「勉強になった」のみの人 → メルマガで継続的にナーチャリング。

電話では「セミナーはいかがでしたか？」「〇〇の部分についてご質問はありませんか？」と、セミナーの内容をフックに会話を始めるとスムーズです。

アンケートを集計・分析する

回収したアンケートを集計し、定量・定性の両面で分析します。

分析項目例

• 満足度：5段階評価の平均点。目標（4.0以上）に達したか。
• 属性：狙ったターゲット層（決裁者など）が来ていたか。
• 感想：どのコンテンツが響いたか、わかりにくかった点はどこか。

これらのデータは、次回の企画改善に役立つだけでなく、営業への引き継ぎ情報としても重要となります。

振り返りMTGを実施する

最後に、セミナー開催・フォローに関わったメンバーで振り返りミーティングを行います。

「セミナー内容はニーズに合っていたか」「送客したリードの質はどうだったか」「実際にアポは取れたか」「セミナーの内容と営業トークにズレはなかったか」などを確認します。

マーケティング側が「開催して終わり」にするのではなく、「目標（新規リード獲得や受注）につながったか」までを追うことで、本当に価値のあるセミナー施策へとブラッシュアップされていきます。

企画から事後フォローまで、各フェーズで確認すべき項目をまとめました。

1. 企画・概要決定フェーズ（〜3か月前）

コンセプトと目標の決定

• ターゲット（誰の悩みか）は具体的か（例：×営業担当 → 〇部下の育成に悩む営業マネージャー）
• 提供する解決策（何を）と、終了後の理想の行動（どうしてほしいか）は定義できているか
• KGI（最終ゴール）とKPI（申込数・商談数など）は数値で設定されているか
• 開催形式（ウェビナー/リアル/ハイブリッド）は目的に合っているか
• 予算（会場費、広告費、ツール費、謝礼等）は確保できているか

体制と日程の決定

• 運営チームの役割分担は決まっているか
• 開催日時はターゲットが参加しやすい時間帯か
• 登壇者の出演承諾は取れているか
• 会場または配信ツール（Zoom等）の予約・ライセンス確認は完了しているか

2. 概要決定・開催準備フェーズ（3か月前〜1か月前）

コンテンツの準備

• アジェンダ（タイムスケジュール）は作成済みか
• 登壇者と話す内容・メッセージのすり合わせは完了しているか
• LP（告知ページ）は作成済みか
• 申し込みフォームは作成済みか

開催後のフォロー準備

• インサイドセールス（IS）と「アプローチ優先順位（誰から架電するか）」を合意しているか
• IS用のトークスクリプト（セミナー内容を踏まえた切り出し）はあるか
• アンケート項目に「BANT情報」や「ネクストアクション（相談希望）」を入れているか

3. 集客と当日準備フェーズ（1か月前〜前日）

集客開始

• 集客メール（3週間前・1週間前・直前）は作成済みか
• 集客メールのスケジュールは設定済みか
• 広告配信を開始しているか

配布資料の作成・準備

• 配布資料（PDF等）は完成しているか
• 配布資料内に自社サービス紹介や問い合わせ先へのリンクを入れているか

運営マニュアル

• 分単位の進行表（タイムテーブル）はは作成済みか
• 緊急連絡先（登壇者・スタッフ）とトラブル時の対応フローは共有されているか
• 【オンライン】配信ツールの設定確認（自動録画、チャット/Q&A設定、投票機能など）はダブルチェックしたか
• 【オフライン】会場備品（プロジェクター、変換アダプタ、受付表など）の手配は完了しているか

4. 当日運営（本番）

開始前チェック

• 【オンライン】音声・映像・画面共有・回線速度の接続テストは完了したか
• 【オンライン】背景に不要なものが映り込んでいないか
• 【オフライン】会場設営と受付準備は完了したか

進行中

• タイムキーピングは適切に行われているか（終了時刻の厳守）
• トラブル発生時のアナウンス（状況説明）は準備できているか

5. 開催後フォロー（当日～）

参加者フォロー

• お礼メールに資料ダウンロードURLやアンケート回答リンクを記載したか
• お礼メールは当日中に配信したか
• インサイドセールスへのリスト共有は完了したか
• 優先順位上位の参加者への架電は即日開始できているか

分析・改善

• アンケートを集計し、満足度や属性を分析したか
• 振り返りMTGを実施し、参加者の反響やリードの質・商談化状況を確認したか

セミナー準備はスケジュールとやるべきことを整理して、適切なタイミングで進めていけば、決して難しくはありません。

ただ、一つだけ強調したいのは、「開催して終わり」にしないことです。せっかく時間とコストをかけて準備するのですから、準備の段階から「どうやって商談につなげるか」を意識しておくことが大切です。アンケートの設計や、インサイドセールスとの連携フローも、事前に整えておきましょう。

ぜひ本記事のチェックリストも参考にしながら、抜け漏れのないセミナー運営を目指してください。

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